Spendenverwaltung mit Pax et Donum

Exklusiv für Kunden der Pax-Bank

Unser Spendenverwaltungsprogramm für kleine und mittlere Institutionen: Mit Pax et Donum verwalten Sie Ihre Spenden professionell. Vermeiden Sie die mühselige manuelle Pflege von Spendern, Spendeneingängen und Spendenquittungen und nutzen Sie unser Spendenverwaltungsprogramm.

Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Programmen, wie z.B.  ProfiCash oder unsere Online-Spenden-Software PaxProfi-Spende machen das Programm besonders wertvoll.

Programmupdates können Sie im Programm selber vornehmen oder über das Support-Forum herunterladen.

Nachfolgend einige Programmhighlights:

Verwaltung:

  • Verwalten Sie Ihre Spendenprojekte, Spender und  Spendenbeiträge einfach und schnell     Datenimportfunktion von Spendern,  Projekten, Adressen und Buchungen mit entsprechender Protokollierung
  • Importfunktion von Kontoinformationen im internationalen MT940-Format und  automatische Zuweisung zu Projekten und Spendern
  • Unterstützung der  PaxProfi-Spende, dem Internet-Spendentool der Pax-Bank: Lesen Sie die  Umsatzinformationen aus der PaxProfi-Spende einfach ein
  • Nutzen  Sie die vielfältigen Listfunktionen von Pax et Donum: Adresslisten,  Summenlisten, Geburtstagslisten, u.v.m.
  • Suchfunktionen und Filter erleichtern Ihnen das Auffinden gewünschter Daten

 

Korrespondenz:

  • Erstellen Sie Einzel- und/oder Sammelzuwendungsbescheinigungen auf Knopfdruck (mit Kontroll- und  Archivfunktion)
  • Erstellen Sie Dankesschreiben und Spendenaufrufe
  • Nutzen Sie den Adressetiketten-Druck mit intelligenter Vorlauffunktion für  bereits angebrochene Etikettenbögen

 

Analyse:

  • Spendenakzeptanz: Verschaffen Sie sich einen  schnellen Überblick über den Stand Ihrer Spendenprojekte
  • Paretoanalyse:  Stellen Sie Ihre Spendenprojekte den erwirtschafteten Spendeneinnahmen  gegenüber
  • Spendenketten: Finden Sie Abweichungen oder Unterbrechungen bei  regelmäßigen Spendenbeiträgen

Zusätzliche Möglichkeiten wie zum Beispiel die Datensicherung, Exportfunktionen und die optionale Datenverschlüsselung runden  die Funktionalität von Pax et Donum ab.

Wir sind davon überzeugt: Pax et Donum wird Ihre Spendenverwaltung vereinfachen!

Möchten auch Sie Pax et Donum nutzen? Dann senden Sie uns doch einfach eine  Mitteilung zu. Ihr Kundenberater wird sich gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.

Das Beste zum Schluss: Das Programm Pax et Donum ist ausschließlich für institutionelle Kunden der Pax-Bank geschaffen worden und wird diesen kostenlos zur Verfügung gestellt!

Fragen zur Installation

Installation von Pax et Donum

WICHTIG: INSTALLIEREN SIE PAX ET DONUM BEI WINDOWS VISTA ODER NEUER NUR NOCH IM VERZEICHNIS C:\DONUM oder C:\users\<Ihr Benutzername>\Donum

Aufgrund der geänderten Rechtestruktur ab Windows Vista haben die normalen Benutzer nicht mehr wie vorher alle Möglichkeiten im System zu arbeiten (Rechtebeschränkung). Microsoft versucht, das im Unix/Linux/OSX-Bereich schon seit Jahren gängige System der Rechtetrennung des Benutzers vom System auf sein Betriebssystem zu "übertragen".

So ist z.B. der Pfad C:\Programme\ rechtemäßig eingeschränkt. Wird dort eine Installation vorgenommen, werden die normalen Nutzer Probleme beim Update, Import oder u.U. auch beim Druck von Spendenbescheinigungen/Archiv (Verzeichnisanlage) bekommen.

Lösung: Das Programm kann im Root unter C:\DONUM\ (alle haben Zugriff) oder im Benutzerverzeichnis C:\users\<Ihr Benutzername>\Donum (nur der jeweilige Benutzer hat Zugriff) installiert werden.

Dies wird auf S. 5 des Handbuchs im Rahmen der Installation erwähnt.

Ist eine Netzwerkinstallation möglich?

Ja eine Netzinstallation ist möglich. Hierzu wird das Programm von einem Client aus installiert. Auf den anderen Clients kann eine Verknüpfung zum Programm auf die Oberfläche erzeugt werden.

Es ist NICHT möglich mit mehreren Personen gleichzeitig im Programm zu arbeiten.

Fragen zu Spenden und Spendern

Können auch Mitgliedsbeiträge als Spende erfasst werden?

Ja, die Problematik der Mitgliedsbeiträge (Trennung von Mitglieds- und Spendenbeiträgen) wird durch das Programm berücksichtigt. Genaue Informationen hierzu finden Sie im Handbuch.

Wie gehe ich mit verstorbenen Spendern um?

Hier gibt es verschiedene Ansätze, die nur jeder für sich selbst und ggf. in Rücksprache mit dem Steuerberater klären kann:

a. Werbesperre + Spenden/Adresskennzeichnung:

Alleine eine Werbesperre zu setzen hätte lediglich die Auswirkung, dass keine Korrespondenz möglich ist, Spendenbescheinigungen aber weiter ausgedruckt werden. Wenn man zusätzlich das Kennzeichen "K" an der Adresse und den im Buchungsbereich vorhandenen Buchungen setzen, unterbleibt auch der Ausdruck der Zuwendungsbescheinigungen. Die komplette Korrespondenz wird so praktisch unterbunden, der Spender bleibt jedoch mit seinen Buchungen im Programm bestehen. Ein Kommentar an der Spenderadresse ("verstorben" o.ä.) macht dies im Programm zusätzlich ersichtlich. Vorteil dieser Lösung ist, dass die Spendenzahlungen im System verbleiben und stets nachgewiesen werden können.

b. Löschung der Spenderadresse:

Die rein programmtechnisch "saubere" Lösung ist die Löschung der Adresse, da der Spender für die Zukunft nicht mehr verwaltet wird. Die Adressnummer des Spenders wird von Pax et Donum im Falle der Löschung gesperrt und nicht erneut vergeben.

Der Nachteil ist jedoch, dass alle Buchungen zum Spender in diesem Fall aus dem System entfernt werden und ein eventueller Nachweis damit sicherlich erschwert wird. Buchungtechnisch und wahrscheinlich auch steuerrechtlich scheint diese Lösung daher eher unsauber zu sein. Ob dies jedoch tatsächlich einer eventuellen Nachweispflicht dem Finanzamt gegenüber zuwiderläuft, können wir Ihnen leider nicht sagen.

Müssen alle Spenden und Spender manuell erfasst werden?

Nein. Das Programm bietet verschiedene Möglichkeiten des Imports. Im Handbuch wird dies ausführlich beschrieben. Für das Importprogramm DonKonvert2.EXE, welches sich im Installationspfad von Pax et Donum befindet, gibt es ein eigenes Handbuch, welches Sie mit der Installation automatisch erhalten. Es befindet sich ebenfalls im Installationspfad.

Korrespondenz

Bescheinigungen, Briefe, Adressetiketten

Spendenbescheinigung: Ist die Vorgabe einer Nummer durch den Benutzer möglich?

Eine solche Vorgabe ist nicht möglich. Hierdurch wird die Möglichkeit zur "Manipulation" der Spendenbescheinigungen durch das Programm aus spendenrechtlichen/steuerlichen Aspekten unterbunden.

Es empfiehlt sich daher, das Programm mit dem Beginn eines neuen Spendenzeitraums (-jahres) einzusetzen.

Spendenbescheinigung: Ist es möglich eine Liste der erstellten Bescheinigungen zu drucken?

Dies ist möglich: Hierzu wählt man die Suchfunktion über die Menüleiste an "Daten => Auskunft" oder es wird die Tastenkombination "Strg + F" gedrückt. Anschließend wählt man die folgenden Kriterien aus:

- Auskunft nach: "Betrag >x"
- Suchwert: 0
- Zeitraum von und bis: Eingabe des gewünschten Zeitraums

Durch Klick auf die Schalftläche "Suchen" selektiert Pax et Donum alle Zuwendungen des ausgewählten Zeitraums.

In der Ergebnismaske kann durch Klick auf die Spaltenüberschrift "QNr." (für Quittungsnummer) eine Sortierung nach Quittungsnummer aufsteigend vorgenommen werden. Anschließend kann die Ergebnismaske direkt gedruckt oder auch exportiert werden.

Der Export empfiehlt sich dann, wenn in der Ergebnismaske viele Spenden ohne Quittungsnummer vorhanden sind, durch z.B. Pflege eines Sperrbetrags in den Systemeinstellungen. Spenden bis zu dem Sperrbetrag werden generell nicht bestätigt.

Aus der Exportdatei können die nicht gewünschten Einträge gelöscht werden bevor dann anschließend der Druck der Liste mit den Spendenbescheinigungen, die eine Quittungsnummer haben, erfolgen kann.

Korrespondenz Allgemein: Platzhalter werden nicht erkannt

Ich habe Platzhalter in eine Dokumentvorlage eingesetzt. Diese werden aber beim Ausdruck nicht erkannt sondern bleiben unausgefüllt stehen. Wo kann hier der Fehler liegen?

1. Es wird ein vom Programm nicht definierter Platzhalter verwendet

Nur die im Schlüsselplan von Pax et Donum aufgeführten Platzhalter können verwendet werden. Der Schlüsselplan ist eine Anlage des Handbuches wird als PDF mitgeliefert.

2. Unterschiedliche Formatierung bzw. fehlende Teile im Platzhalter

Die Syntax für die Platzhalter lautet <Platzhaltername>

Die Platzhalter müssen in Word in ein und derselben Schriftart und Größe geschrieben sein. Wird ein Platzhalter in sich unterschiedlich formatiert oder die Klammern gelöscht und anschließend wieder eingesetzt, kann es zu Problemen beim Dokumentdruck kommen.

In diesem Fall löschen Sie am Besten den Platzhalter und schreiben Ihn komplett neu.

Korrespondenz Allgemein: Kann man die Adressnummer auf die Adressetiketten drucken?

Ja. Ein Andruck der Adress-(Spender)Nummer auf die Etiketten ist über die Variable <MNUMMER> möglich.

Korrespondenz Allgemein: Wie erstelle ich eine Briefvorlage für Pax et Donum?

Für den korrekten Ausdruck von Korrespondenzen (Spendenbescheinigungen, Briefe, Adressetiketten) wird Microsoft Word benötigt.

Wenn Sie bereits ein Worddokument als Vorlage haben, müssen Sie dieses als rtf abspeichern, da Pax et Donum nur rtf-Dokumente verarbeiten kann.

Genaue Informationen hierzu finden Sie im Handbuch im Kapitel Druckprogramme. Dort sind die wichtigen Einstellungen beschrieben um den Druck korrekt anzusteuern.Das Handbuch finden Sie im Installationspfad von Pax et Donum.

Für die möglichen Platzhalter, die von Pax et Donum angesprochen werden, steht Ihnen das Handbuch SPLAN.pdf zur Verfügung, welches Sie ebenfalls im Installationspfad von Pax et Donum finden.